根据《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》和《河南科技学院学生档案管理暂行办法》，现就做好2023届毕业生档案的整理工作通知如下：

一、原则

毕业生档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料，并要求材料规范整洁。

二、档案材料的整理

（一）高中档案的整理

1、新生档案的全部材料（入学时学生自带的档案，新生入学登记表，体检表，新生资格复查）。

以学院为单位到学生处领取，领取时带班级毕业生名单进行核对，对无档或有档不在读的学生要注明学籍变动情况。休、退学学生以及参军入伍的学生档案留在学生处。对于无高中档案的要查明原因。

（二）大学期间形成的材料

1、高校毕业生登记表；

毕业生登记表是大学生档案内很重要的一个材料，一定要求学生严肃对待，认真填写，各学院可安排学生到A103办公室领取。

办理程序如下：组织学生按要求（填表说明）填写——学院填写意见（盖学院行政公章）、负责老师签名——贴照片处盖学院行政公章（骑缝加印）——以学院为单位到到校办盖章（学生处负责预约协调各学院盖章时间）。

补充说明：（1）毕业生须实事求是地填写本表，签名时一律用钢笔或者签字笔，字迹要清楚。

（2）封面的“学校、院系、专业”都填写全称；“层次”填写专科、本科（专升本按本科填写）；学制根据层次情况如实填写。日期填写实际填表的当天日期。

（3）“自我鉴定”要全面、客观、准确，分别从思想、学习、生活、实践等方面作鉴定，杜绝抄袭，避免雷同；日期与封面日期保持一致。

（4）院系意见，请各学院老师填写内容“情况属实”，负责人签章，再加盖学院行政公章，日期较本人签名的日期推迟3天即可。

（5）学校意见这块内容不用填写，日期统一填写为2023年5月30日。

2、组织材料:党员组织材料(按照校党委组织部要求办理）团员组织材料（按照校团委要求办理）

3、在校期间奖惩材料、优秀应届毕业生审批表；

4、学生在校期间成绩表、学籍卡等学籍材料(按教务处要求办理)；

5、学籍变动材料，如休学、留学、转学、转专业等；

6、学生处提供的国家助学贷款信用确认书；

7、学生在校期间参加各种社会实践活动材料；

8、服役材料：在校期间应征入伍服兵役的相关材料；

9、办理教师资格证的毕业生需装入教师资格证认定申请表、体检表；

10、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

（二）档案整理时间及要求

1、在学生毕业离校前，必须完成所有材料收集整理工作。

2、6月5日前按要求完成毕业生登记表的审核盖章工作。

3、填写档案袋封皮，进行标识（姓名、专业、班级及所装材料内容等），核对材料装入档案袋并用学院行政公章进行密封，移交就业指导中心A302室。

4、各学院要高度重视毕业生档案收集整理工作，并指定专人负责。各学院在装档之前要将档案材料认真核查、校对，杜绝错装和漏装现象。

学生处

2023年5月18日

（初审/秦俊科  复审/杨永生 终审/冀红举）