为进一步规范学生档案管理工作，根据学校有关规定，请各院（系）整理所接收的2011级新生档案，并送交学生处。现将具体事宜通知如下：
一、新生档案归档材料
1、高中档案：高中毕业生登记表、学生入团相关材料等；学生入团志愿书装入档案袋内，团员证及介绍信不装入档案；学生党员全部材料（包括入党申请书、入党积极分子培养表、预备及正式党员材料）不装入档案，一律留存各院（系）按组织部要求办理。
2、高考档案：高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表、入学通知书、准考证等。
3、大学入学档案：新生入学登记表、新生入学体检表、军训鉴定表等。
二、新生档案材料整理要求
各院（系）要重视学生档案归整工作，安排专人负责，归整时要认真细致，特别要注意材料是否齐全，要做到不缺、不漏、整齐、无误。
1、各院（系）到学生处领取已标明学院名称的河南科技学院档案袋，并在学生档案袋上相应空白处填写学生姓名、性别、民族、出生年月、院系、专业、班级、学制等。编号填写学生学号。材料名称逐项填写。
2、学生档案未能及时到达或档案材料不齐全的，通知学生本人向生源地教育管理部门或高中学校索要。
3、新生档案材料核查完后，连同原始档案袋一并装入河南科技学院档案袋内。档案以班级为单位按学号排列打捆。
4、分别填写2011级新生档案材料登记表（附表2）和2011级新生档案移交汇总表（附件1）一式两份，并与档案一起于2011年12月20日前送到学生处。
附件：
1、2011级新生档案移交汇总表(请在网页左下角处点击)
2、2011级新生档案材料登记表(请在网页左下角处点击)
学生工作处
2011年11月7日
